Dématerialisation

La  dématérialisation (factures, documents) consiste à faire passer des documents du support physique au support numérique. La dématérialisation se développe et sera bientôt la norme dans la sphère publique dès janvier 2017.

Nos équipes ont acquis une expertise dans ce domaine en intervenant auprès des grands groupes bancaires français. À travers plusieurs projets que nous avons terminé avec succès, la dématérialisation  des contrats, des factures, des commandes et des courriers est désormais au cœur de nos compétences.

Nous accompagnons nos clients afin de mettre en œuvre les solutions de dématérialisation des factures clients selon deux formes:

• Soit sous une forme « non structurée », c’est-à-dire un fichier Word, PDF, ou JPEG, sécurisé à l’aide d’une signature électronique reposant sur un certificat électronique : on parle alors de facture signée (article 289 V du CGI).
• Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties : on parle alors de facture dématérialisée (article 289 bis du CGI).

Le message est émis en respectant différentes normes d’échange de données informatisées, reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (Ex : EDIFACT).

L’avantage de la mise en place de ce type de projet a permis à nos clients :

• Gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois.
• Atout commercial : de plus en plus de grands comptes clients exigent la dématérialisation de leurs factures
• Gain de productivité : une solution de dématérialisation intégrée qui fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance (pour l’envoi, la certification, et l’archivage) évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée
• L’archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, sur demande de l’administration fiscale ou du client.
• Consultation des factures sur internet, notamment sur les mobiles (via les coffres-forts électroniques)
• Pas de délai de transmission des documents (encaissement plus rapide)
• Intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation (SAP)
• Les factures électroniques ont une valeur probante/irréfutable (dans la mesure où la législation stricte qui les encadre est respectée)
• Disponibilité du système : la plupart des grandes entreprises ont mis en place un système de facturation électronique pour leurs flux entrants ou sortants, ce qui facilite la transition vers la dématérialisation pour leurs fournisseurs.
• Communication sur une démarche écoresponsable