dematerialization

dematerialisation (factures, documents) consists of passing documents from physical format to digital format. Dematerialisation is growing and will soon be the norm in the public sphere in January 2017.

Our teams have developed expertise in this area by intervening with the major French banking groups. Through several projects we have successfully completed, paperless contracts, bills, orders and mails is now at the heart of our skills.

Nous accompagnons nos clients afin de mettre en œuvre les solutions de dématérialisation des factures clients selon deux formes:

• Or in a form "unstructured", c’est-à-dire un fichier Word, PDF, ou JPEG, sécurisé à l’aide d’une signature électronique reposant sur un certificat électronique : this is called invoice signed (article 289 V du CGI).
• Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties : it is called electronic invoicing (article 289 bis du CGI).

Le message est émis en respectant différentes normes d’échange de données informatisées, reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (Ex : EDIFACT).

The advantage of setting up this type of project has enabled customers :

• Gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois.
• Atout commercial : de plus en plus de grands comptes clients exigent la dématérialisation de leurs factures
• Gain de productivité : une solution de dématérialisation intégrée qui fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance (pour l’envoi, la certification, et l’archivage) évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée
• L’archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, sur demande de l’administration fiscale ou du client.
• Consultation des factures sur internet, notamment sur les mobiles (via les coffres-forts électroniques)
• Pas de délai de transmission des documents (encaissement plus rapide)
• Intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation (SAP)
• Les factures électroniques ont une valeur probante/irréfutable (dans la mesure où la législation stricte qui les encadre est respectée)
• Disponibilité du système : la plupart des grandes entreprises ont mis en place un système de facturation électronique pour leurs flux entrants ou sortants, ce qui facilite la transition vers la dématérialisation pour leurs fournisseurs.
• Communication sur une démarche écoresponsable